あなたの会社 変化してますか? コロナ後に生き残れない管理部門とは?

サラリーマン生活

最近こんなニュースが出るようになってきました。

● ヤフーはリモートワークを恒久的な制度とする。

● ツイッター、スクエア、スラック・テクノロジーズ……。北米の有力企業が続々とテレワークを標準化している。

● 日立「もう元には戻さない」 在宅定着へジョブ型雇用

そんなニュースがある一方で・・・

経理は請求書や経費精算の処理があるから、
テレワークなんてできないよ

テレワーク推奨されてるけど、上司が出勤しているから、自分も出勤しないと・・・

毎日会議あるし、
出社しないと仕事にならない・・・

こんな悩みを抱えたまま、
今までと変わらない、仕事スタイルの方も多いのではないでしょうか。

IS課長
IS課長

これからは率先して、
自分から仕事スタイル変えていかないとダメ

☞ 記事の内容

コロナ後に生き残れない管理部門は?

管理部門が業務効率化を図るためには、何をばいいか?

☞この記事の解説者

私は、週3以上はテレワークに切り替え、期末決算作業をほぼテレワークで乗り切りました。

IS課長
IS課長

現在は、部署の仕事の仕方を変えるため、
仕事環境、改善中です!

☞この記事を読み終えると、
管理部門がテレワークするためには、何をすればいいかわかります
管理部門のダメな仕事の仕方がわかります

コロナ後に生き残れない管理部門

コロナ禍により、今後会社の収益性も変わってきます!

その中でも、コスト部門である管理部門が生き残るためには、徹底して業務効率を行う必要があります。

例えば、テレワークのメリットを享受して、管理部門の業務効率を進めるなどの対応が必要となります。

IS課長
IS課長

業務の効率化をしない管理部門は、
コロナ後生き残れないよ

コロナ後に生き残れない管理部門の例

● パソコンがディスクトップで持ち歩けない
● テレワークできる環境があるのに、出社しないといけない雰囲気
● とにかく紙で仕事する
● 打合せは、集まって対面でやることにこだわる
● 電子ツール導入など、一時的に費用がかかることをしたがらない

パソコンがディスクトップで持ち歩けない

会社のパソコン、ディスクトップなので、
ウチで仕事できない・・・

IS課長
IS課長

そういう会社、意外と多いです!

管理部門はこんな理由で、パソコンはディスクトップにされます。

● 基本、移動せず自席で仕事するので、ノートPCはいらない
● ディスクトップの方が安い

でも、今の時代は違うんです。
● 社内は無線LAN化が進む
● ノートPCで画面を見ながら打合せする
● オフィスのどこでも仕事ができるようになる(フリーアドレス化)

環境が変わっているのだから、それに合わせてまず先にノートPCを導入すべきです。

ノートPCもいろいろあるけど・・・

IS課長
IS課長

ちょっと高くても、
軽い小さいノートPCを導入すべきです

理想は、タブレット型のPCですね。

打合せでも、テレワークするときも、とにかく軽いノートPCじゃないと、持ち歩きが大変です。

●職場のフリーアドレス化で、仕事する場所が変わってくる
●コロナ禍で、テレワークが必須となっている

このような状況なので、まずは基本となる軽いノートPCを早急に導入すべきです。

ノートPCの導入費用は、ディスクトップに比べ高いかもしれません。

でも、管理部門の業務効率化という効果面に着目して、ノートPCの導入訴えましょう。

IS課長
IS課長

この社会状況が大きく変化している今、
ノートPC導入チャンスです!

テレワークできる環境があるのに、出社しないといけない雰囲気

上司が一切テレワークしないので、出社しないといけない雰囲気なんです。

IS課長
IS課長

部署・上司によって、
テレワークやれないところあるようですよ

社風にもよるかもしれませんが、
会社に行かないと仕事した気になれない、上司が多いようです。

また、自宅ではやることがない、という上司もいます・・・

結局、
「会社行って、何時間も他部署となんか調整する」
そんな仕事しているんですね。

自宅だと、調整する相手もいないから、やることがないって言うんです。

IS課長
IS課長

だから会社行って、仕事しないとダメだ
とかいうんだよなあ。迷惑・・・

テレワークでも、他部署と調整する業務はできる

結論、Web会議やチャットといったツールを使えば、他部署と調整業務はできます。

● 上司の仕事がテレワークでもできることを、それとなく教える。

● 部署内でWeb会議やチャットを普及させ、使わざるを得ない状況を作ってみる。

(部門内で徐々に広めて、いつの間にか上司も使わなきゃ、仲間外れにされるみたいな流れにする)

上司の仕事もテレワーク化できるように、徐々に誘導してあげましょう。

IS課長
IS課長

私は、コロナという理由で、
無理やり打合せもWeb会議に変えました。

とにかく紙で仕事する

上司に提出する資料、
常に紙に印刷しないとダメなんです・・・

IS課長
IS課長

紙で資料を見たいという人、いまだに多いよね

資料を作っても、必ず紙に印刷する人、いますよね。

● 資料を紙に印刷して、赤ペンでチェックする
● 会議資料はすべて紙に印刷して、ホチキス止めして会議で配布する
● 稟議書等の書類は紙で印刷し、封筒に入れて関係者へ回覧する

未だに、こんな作業されている方多いと思います。

紙で印刷する必要があるために、テレワークできず、わざわざ会社に出勤したといったニュースも出てます。

ニュースに出るくらいなので、もう皆さんもオカシイと思ってるはずです。
思ってるだけでなく、改善行動に移しましょう。

● 資料を紙に印刷して、赤ペンでチェックする
⇒ データ(エクセルなど)を直接チェックしましょう。

例えば経理だと、
仕訳伝票を印刷して、赤ペンチェックとかするのではなく、会計システムからデータを出力して、データチェックすることができますね。

● 会議資料はすべて紙に印刷して、ホチキス止めして会議で配布する
⇒ まずノートPCを導入しましょう。会議ではノートPCを持ち込んで、会議資料はPDFなどのデータで見ましょう。

会議資料は、事前にPDFを参加者に送っておいて、会議ではノートPCなどでPDFを見ればいいんです。

わざわざ、会議資料を印刷する時間がもったいないです!

● 稟議書等の書類は紙で印刷し、封筒に入れて関係者へ回覧する
⇒ ワークフローシステムを導入して、オンライン上で承認しましょう。

今時、会社ではワークフローシステムを使うのは、必須だと思います。

【2021年最新】ワークフローシステムとは?タイプ別に見るおすすめ製品27選と導入メリット|ITトレンド
電子稟議や電子承認が可能なワークフローシステムについて、おすすめの製品を人気ランキングや特徴ごとに紹介します。また、「ワークフローとは何か」という基本的な知識や、製品選びに必要な比較項目、導入メリットの解説のほか、製品の価格や特徴がひと目でわかる比較表もありますので、製品選びにお役立てください。

でも、どうしても紙で回覧してほしいという人がいるもの事実です。

一部、ITに弱い人のために、管理部門の業務効率を下げて、コスト削減を実現させないのは本末転倒ですよね。

IS課長
IS課長

ウチは、一部紙での稟議回覧が残っていました。
コロナという理由で、
すべての稟議をワークフローシステムにしましたよ。

打合せは、集まって対面でやることにこだわる

ウチは、対面じゃないと話が伝わらない、
だからテレビ会議は導入しないって言うんですよ・・・

IS課長
IS課長

今どきテレビ会議、Web会議すら
導入してくれないのは・・・

未だに、
顔を合わせて、表情を見ながら打合せしないとダメだという会社、多いですね。

もちろん、どうしても対面で打合せして、説得をするような場面もあるかと思います。

しかし、すべての打合せが対面である必要はないです。
ちょっとした情報共有など、毎回行われる打合せは、テレビ会議、Web会議で済んでしまうのがほとんどです。

とりあえず、以下2つのWeb会議があれば、社内外どこでも会議できますね!

● Zoom(ズーム)
アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システム

● Microsoft Teams(チームズ)
Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービス

IS課長
IS課長

ウチは、
社外との打合せはZoom、社内はTeamsだな

電子ツール導入など、一時的に費用がかかることをしたがらない

とにかく経費削減って言われて、
電子ツール導入は全部却下されるんです・・・

IS課長
IS課長

あるあるですね。
電子ツール導入の効果が目に見えないので
却下する人、多いです。

今までお話してきた、
● パソコンがディスクトップで持ち歩けない
● とにかく紙で仕事する
● 打合せは、集まって対面でやることにこだわる

については、電子ツールを導入すれば解決できるものばかりです。

電子ツールを導入すれば、

● 実務者の作業効率が少しずつ図られる
● 作業工数が少しずつ減少し、結果残業代が減る効果が出てくる

こんな効果が出ます。
いきなり残業代が減って経費削減されたとか、そんなことはないです。

業務の効率が図られて、徐々に経費削減効果が現れてきますね。

でも、すぐに経費削減ができないシステムは、効果がないとして、システム導入を却下するんです・・・

このような人に対しては、

● 削減される工数と、人件費を数値化してみせる。
● いつ頃効果が現れるか、スケジュールを示す。

⇒ 一定条件を置いて、こうなるだろうと予測数値を作ってみせるのです。

IS課長
IS課長

とにかく、効果を数値化して
電子ツール導入を実現しよう!

まとめ

コロナ後、
コスト部門である管理部門は、多かれ少なかれ効率化を求められます。

効率化のためには、テレワーク環境を作って実行する必要があります。

そのためにも、以下のことを早急に実行しましょう。

 パソコンをノートPCにする(おすすめはタブレットPC)

● 社内調整業務も、電子ツールを使えばテレワークで対応可能だということを周知する

● 紙での作業をやめ、データ化する

● 打合せは、基本テレビ・Web会議へ移行する

● 電子ツール導入を推進して、徐々に業務効率化を図る

管理部門で働く皆さん、コロナ禍の今が業務効率を実施する大チャンスです!

会社が決めたことを素直に受け入れるだけでなく、むしろ自分たちから提案して、より効率的な働き方を目指しましょう!

IS課長<br>
IS課長

私も、自ら提案して、効率化を進めてますよ!

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