最近こんなニュースが出るようになってきました。
● ヤフーはリモートワークを恒久的な制度とする。
● ツイッター、スクエア、スラック・テクノロジーズ……。北米の有力企業が続々とテレワークを標準化している。
● 日立「もう元には戻さない」 在宅定着へジョブ型雇用
そんなニュースがある一方で・・・
経理は請求書や経費精算の処理があるから、
テレワークなんてできないよ
テレワーク推奨されてるけど、上司が出勤しているから、自分も出勤しないと・・・
毎日会議あるし、
出社しないと仕事にならない・・・
こんな悩みを抱えたまま、
今までと変わらない、仕事スタイルの方も多いのではないでしょうか。
これからは率先して、
自分から仕事スタイル変えていかないとダメ
☞ 記事の内容
コロナ後に生き残れない管理部門は？
管理部門が業務効率化を図るためには、何をばいいか？
☞この記事の解説者
私は、週３以上はテレワークに切り替え、期末決算作業をほぼテレワークで乗り切りました。
現在は、部署の仕事の仕方を変えるため、
仕事環境、改善中です！
☞この記事を読み終えると、
●管理部門がテレワークするためには、何をすればいいかわかります
●管理部門のダメな仕事の仕方がわかります
コロナ後に生き残れない管理部門
コロナ禍により、今後会社の収益性も変わってきます！
その中でも、コスト部門である管理部門が生き残るためには、徹底して業務効率を行う必要があります。
例えば、テレワークのメリットを享受して、管理部門の業務効率を進めるなどの対応が必要となります。
業務の効率化をしない管理部門は、
コロナ後生き残れないよ
コロナ後に生き残れない管理部門の例
● パソコンがディスクトップで持ち歩けない
● テレワークできる環境があるのに、出社しないといけない雰囲気
● とにかく紙で仕事する
● 打合せは、集まって対面でやることにこだわる
● 電子ツール導入など、一時的に費用がかかることをしたがらない
パソコンがディスクトップで持ち歩けない
会社のパソコン、ディスクトップなので、
ウチで仕事できない・・・
そういう会社、意外と多いです！
管理部門はこんな理由で、パソコンはディスクトップにされます。
● 基本、移動せず自席で仕事するので、ノートPCはいらない
● ディスクトップの方が安い
でも、今の時代は違うんです。
● 社内は無線LAN化が進む
● ノートPCで画面を見ながら打合せする
● オフィスのどこでも仕事ができるようになる（フリーアドレス化）
環境が変わっているのだから、それに合わせてまず先にノートPCを導入すべきです。
ノートPCもいろいろあるけど・・・
ちょっと高くても、
軽い小さいノートPCを導入すべきです
理想は、タブレット型のPCですね。
打合せでも、テレワークするときも、とにかく軽いノートPCじゃないと、持ち歩きが大変です。
●職場のフリーアドレス化で、仕事する場所が変わってくる
●コロナ禍で、テレワークが必須となっている
このような状況なので、まずは基本となる軽いノートPCを早急に導入すべきです。
ノートPCの導入費用は、ディスクトップに比べ高いかもしれません。
でも、管理部門の業務効率化という効果面に着目して、ノートPCの導入訴えましょう。
この社会状況が大きく変化している今、
ノートPC導入チャンスです！
テレワークできる環境があるのに、出社しないといけない雰囲気
上司が一切テレワークしないので、出社しないといけない雰囲気なんです。
部署・上司によって、
テレワークやれないところあるようですよ
社風にもよるかもしれませんが、
会社に行かないと仕事した気になれない、上司が多いようです。
また、自宅ではやることがない、という上司もいます・・・
結局、
「会社行って、何時間も他部署となんか調整する」
そんな仕事しているんですね。
自宅だと、調整する相手もいないから、やることがないって言うんです。
だから会社行って、仕事しないとダメだ
とかいうんだよなあ。迷惑・・・
テレワークでも、他部署と調整する業務はできる
結論、Web会議やチャットといったツールを使えば、他部署と調整業務はできます。
● 上司の仕事がテレワークでもできることを、それとなく教える。
● 部署内でWeb会議やチャットを普及させ、使わざるを得ない状況を作ってみる。
（部門内で徐々に広めて、いつの間にか上司も使わなきゃ、仲間外れにされるみたいな流れにする）
上司の仕事もテレワーク化できるように、徐々に誘導してあげましょう。
私は、コロナという理由で、
無理やり打合せもWeb会議に変えました。
とにかく紙で仕事する
上司に提出する資料、
常に紙に印刷しないとダメなんです・・・
紙で資料を見たいという人、いまだに多いよね
資料を作っても、必ず紙に印刷する人、いますよね。
● 資料を紙に印刷して、赤ペンでチェックする
● 会議資料はすべて紙に印刷して、ホチキス止めして会議で配布する
● 稟議書等の書類は紙で印刷し、封筒に入れて関係者へ回覧する
未だに、こんな作業されている方多いと思います。
紙で印刷する必要があるために、テレワークできず、わざわざ会社に出勤したといったニュースも出てます。
ニュースに出るくらいなので、もう皆さんもオカシイと思ってるはずです。
思ってるだけでなく、改善行動に移しましょう。
● 資料を紙に印刷して、赤ペンでチェックする
⇒ データ（エクセルなど）を直接チェックしましょう。
例えば経理だと、
仕訳伝票を印刷して、赤ペンチェックとかするのではなく、会計システムからデータを出力して、データチェックすることができますね。
● 会議資料はすべて紙に印刷して、ホチキス止めして会議で配布する
⇒ まずノートPCを導入しましょう。会議ではノートPCを持ち込んで、会議資料はPDFなどのデータで見ましょう。
会議資料は、事前にPDFを参加者に送っておいて、会議ではノートPCなどでPDFを見ればいいんです。
わざわざ、会議資料を印刷する時間がもったいないです！
● 稟議書等の書類は紙で印刷し、封筒に入れて関係者へ回覧する
⇒ ワークフローシステムを導入して、オンライン上で承認しましょう。
今時、会社ではワークフローシステムを使うのは、必須だと思います。
でも、どうしても紙で回覧してほしいという人がいるもの事実です。
一部、ITに弱い人のために、管理部門の業務効率を下げて、コスト削減を実現させないのは本末転倒ですよね。
ウチは、一部紙での稟議回覧が残っていました。
コロナという理由で、
すべての稟議をワークフローシステムにしましたよ。
打合せは、集まって対面でやることにこだわる
ウチは、対面じゃないと話が伝わらない、
だからテレビ会議は導入しないって言うんですよ・・・
今どきテレビ会議、Web会議すら
導入してくれないのは・・・
未だに、
顔を合わせて、表情を見ながら打合せしないとダメだという会社、多いですね。
もちろん、どうしても対面で打合せして、説得をするような場面もあるかと思います。
しかし、すべての打合せが対面である必要はないです。
ちょっとした情報共有など、毎回行われる打合せは、テレビ会議、Web会議で済んでしまうのがほとんどです。
とりあえず、以下２つのWeb会議があれば、社内外どこでも会議できますね！
● Zoom（ズーム）
アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システム
● Microsoft Teams（チームズ）
Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービス
ウチは、
社外との打合せはZoom、社内はTeamsだな
電子ツール導入など、一時的に費用がかかることをしたがらない
とにかく経費削減って言われて、
電子ツール導入は全部却下されるんです・・・
あるあるですね。
電子ツール導入の効果が目に見えないので
却下する人、多いです。
今までお話してきた、
● パソコンがディスクトップで持ち歩けない
● とにかく紙で仕事する
● 打合せは、集まって対面でやることにこだわる
については、電子ツールを導入すれば解決できるものばかりです。
電子ツールを導入すれば、
● 実務者の作業効率が少しずつ図られる
● 作業工数が少しずつ減少し、結果残業代が減る効果が出てくる
こんな効果が出ます。
いきなり残業代が減って経費削減されたとか、そんなことはないです。
業務の効率が図られて、徐々に経費削減効果が現れてきますね。
でも、すぐに経費削減ができないシステムは、効果がないとして、システム導入を却下するんです・・・
このような人に対しては、
● 削減される工数と、人件費を数値化してみせる。
● いつ頃効果が現れるか、スケジュールを示す。
⇒ 一定条件を置いて、こうなるだろうと予測数値を作ってみせるのです。
とにかく、効果を数値化して
電子ツール導入を実現しよう！
まとめ
コロナ後、
コスト部門である管理部門は、多かれ少なかれ効率化を求められます。
効率化のためには、テレワーク環境を作って実行する必要があります。
そのためにも、以下のことを早急に実行しましょう。
● パソコンをノートPCにする（おすすめはタブレットPC)
● 社内調整業務も、電子ツールを使えばテレワークで対応可能だということを周知する
● 紙での作業をやめ、データ化する
● 打合せは、基本テレビ・Web会議へ移行する
● 電子ツール導入を推進して、徐々に業務効率化を図る
管理部門で働く皆さん、コロナ禍の今が業務効率を実施する大チャンスです！
会社が決めたことを素直に受け入れるだけでなく、むしろ自分たちから提案して、より効率的な働き方を目指しましょう！
私も、自ら提案して、効率化を進めてますよ！
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