sweeep 株式会社が提供している「sweeep Box」は、かんたんに電子書類※を保存・管理できるツールです。
（※電子書類＝PDFなどで受取った請求書や注文書などのこと）
電子帳簿保存法にも対応しており、操作性もシンプルでさまざまな業種で利用が可能です。
また上場企業から中小企業まで、導入する企業が増えており、電子書類の保存・管理に関する業務効率の改善を実現しています。
今回はこの「sweeep Box」について、現役の経理部長が、実際に利用した体験レポートをご紹介します。
メリットやデメリットを分析し、
「sweeep Boxは経理実務で利用できるか？」
「sweeep Box使いやすいのか？」
といったことを検証し、ご紹介していきます。
電子帳簿保存法対応で、ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
筆者プロフィール
・現役東証プライム上場企業の経理部長
・会計システムから税金システムまで、さまざまなシステム導入を経験
・現在、自社に導入するための電子書類管理ツールを選定中
＼シンプルな電子書類保存ツール／
sweeep Boxとは？
sweeep Boxとは、電子帳簿保存法に対応したクラウドキャビネットサービスです。
取引先からPDFなどで受け取った「請求書・見積書・注文書・契約書・領収書・納品書」などの電子書類のデータを、誰でもかんたんに保存・管理できます。
ソフトウェアの購入は不要であり、
- 書類の電子送付
- 書類の電子受取
- 書類の電子保管
これらすべてをクラウド上で、完結させることができるのが「sweeep Box」です。
sweeep Boxの特徴
sweeep Boxの最大の特徴は、「直感的に操作ができ、誰でも使える」という点です。
実際に筆者も操作し、sweeep Boxで請求書の処理業務を行ってみました。
操作する中で最初に感じたのは、
「特にマニュアルを読まなくてもsweeep Boxを操作することができ、直感でシステム機能が理解できる」
といった点です。
昨今のシステムは、さまざまな機能がついていることも多く、結果としてそれが操作するユーザーを混乱させています。（使わない機能も多いのが実情）
その点、sweeep Boxは書類の電子保存・管理に必要な機能を厳選し、さらに操作に必要なアイコンもわかりやすく、見た目や使いやすさを重視しています。
sweeep Boxは、シンプルで直感で操作ができる特徴から、会社の経理部門の方のみならず、営業部門など他部署の方でも利用しやすいツールとなっています。
sweeep Boxの主な機能
sweeep Boxは、電子書類の保存・管理に特化していることから、機能もシンプルでわかりやすいものとなっています。
★sweeep Boxの主な機能一覧
受信トレイ機能
受信トレイ機能とは、取引先から送られてきた電子書類が保存される場所です。
sweeepBoxでは、取引先専用のウェブサイトやメールアドレスを利用することができます。
この取引先専用のウェブサイトやメールアドレスを得意先に利用してもらうことで、自動で受信トレイに電子書類が保存されます。
キャビネット機能
キャビネット機能とは、受信トレイに届いた電子書類を管理・保存する場所です。
請求書、注文書、見積書などそれぞれ種類の異なる電子書類を、ここで区分して管理・保存できます。
ここでは、電子書類に電子帳簿保存法で必要となる検索機能の確保※１に必要な情報を入力できます。
※１検索機能の確保とは、「取引年月日」「取引金額」「取引先」それぞれで検索できるようにしておかなければならないことをいいます。
※２sweeepBoxでは、以下のように電子帳簿保存法対応で必要となる、検索条件のデータを電子書類に持たせることができます。
請求書機能
請求書機能では、取引先から受取った電子請求書の経理処理を行います。
経理処理は、
- ①請求書の確認、承認処理
- ②振込用データ作成
- ③会計仕訳データ作成
といった、一連の請求書の経理処理ができます。
取引先機能
取引先機能では、電子書類のやり取りを行う取引先を管理することができます。
いわゆる取引先マスタを管理、設定する機能です。
sweeep Boxで電子書類の処理をするためには、この４つの機能を活用することになります。
そのほかにも、sweeep Boxを利用するユーザーの管理機能や会計システムと仕訳連携するための機能も用意されています。
sweeep Boxでは、機能が電子書類の保存・管理に必要なものだけとなっているため、マニュアルを読まなくても、おおよその操作が理解できます。
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sweeepBoxで、実際に請求書の処理をシミュレーション（体験レポート）
今回、現役経理マンである筆者が、一連の請求書の処理をsweeepBoxを使ってシミュレーションしてみました。
（私が所属する会社でも電子帳簿保存法対応のため、ツールを選定しています。選定の一環としてsweeepBoxのテストをしてみました！）
ここでは、実際にsweeepBoxを使って請求書の処理をした体験をご紹介します。
★sweeepBoxを使った請求書の処理の流れ
請求書の受け取り作業
最初に、受信トレイメニューで、取引先から請求書を受領します。
受領方法は２つあります。
・取引先へ、請求書を保存する「専用ウェブサイト」のURLを通知し、そのサイトへPDFなどの電子請求書を保存してもらいます。
・取引先へ、sweeepBox専用のメールアドレスを通知し、そのアドレスへPDFなどの電子請求書を送ってもらいます。
※「受取設定」にて受領方法を設定することができます。
取引先より電子請求書が送られると、受信トレイの未取込に保存されます。
その後、電子請求書を確認し取込処理をすれば、sweeepBoxに電子請求書が取り込まれ、「取込済」のメニューにデータが保存されます。
請求書の受領方法はウェブサイトとメールの２つ。
いずれも電子データだけのやり取りで済みます。
請求書の整理作業
続いて、取り込んだ電子請求書をキャビネットメニューで、整理していきます。
このキャビネットメニューでは、請求書のほか注文書や見積書など、業務で発生する電子書類一式を管理できます。
今回は、電子請求書を処理しますので、書類一覧の中にある請求書を確認していきます。
請求書は以下のように一覧表示されており、その中から１つ請求書を選択すると、取引情報を入力することができます。（一部の項目は、AIーOCRを利用して自動で入力することも可）
※ここで、電子帳簿保存法対応で必要となる検索条件データを入力できます。
電子帳簿保存法で定められている、電子書類の検索条件をかんたんに付与することができました。
なお、取引先から、sweeepBox専用のウェブサイトやメール以外の方法で、電子請求書を受取った場合には、このキャビネットメニューの「追加ボタン」から直接データをアップロードすることも可能です。
※「＋追加」のボタンから、電子請求書をアップロードさせることもできます。
請求書の承認、振込、会計仕訳起票作業
最後に、sweeepBoxに保存、管理した電子請求書について、
- 承認行為
- 振込処理
- 会計仕訳処理
を実行します。
請求書の承認が行われていない場合、メニューにある「未処理」の電子請求書の内容を確認し、承認を行います。
なお、承認者が複数いる場合は、「承認依頼」というメニューから事前に設定した承認者を選んで、承認フローを作成することも可能です。
電子書類の社内承認は、この承認フロー機能を使えば問題なくできますね
請求書の承認処理が終了したら、振込業務のメニューで振込の一覧データを作成することができます。
さらに、事前に仕訳レイアウトを設定しておけば、請求書にかかる仕訳もCSVファイルで生成することができます。
そのCSVファイルを会計システムへ取り込んで、請求書にかかる仕訳を連携させることが可能です。
振込処理や仕訳連携は、各社の状況に合わせて別途設定が必要ですね
sweeepBoxに取り込んだ電子請求書は、このような一連の流れでスムーズに処理することができます。
実際に請求書の処理をシミュレーションした際、特にマニュアルも読まず、電子請求書の保存・管理、振込データ作成、仕訳連携CSVファイル作成まで、感覚で一連の操作をすることができました。
sweeepBoxを操作した感想としては、
・マニュアルがなくても直感で操作できる。
・サクサク動き、ストレスはない。
といった点が非常に良かったと感じています。
一方、電子請求書に追加する書類情報について、AI-OCRで自動入力できますが、たまに間違いもあり精度は完璧ではなかったところはデメリットと思われます。
（手入力で修正する必要あり）
sweeepBoxを操作してみて、一番の良い点は、「とにかく直感で操作ができるシンプルさ」という点でした。
システムやツールの操作があまり得意でない人でも、すぐに操作に慣れることができるのが「sweeepBox」だと実感しています。
まとめ
今回は、かんたんに電子書類を保存・管理できるツール「sweeep Box」を実際に利用して、電子請求書の処理を体験してみました。
体験した結果、
- 操作性がシンプルで、マニュアルを読まなくても直感で操作ができる
- 操作が簡単なため、経理部門以外の部署でも、導入がしやすい
- 電子帳簿保存法の電子データ保存要件も満たしており、全く問題はない。
といった正直な感想を持ちました。
操作がかんたんであるため、経理に限らず、他の部署へも展開しやすいと思いました。
あとは、実際に運用するにあたって、
- 承認のフローをどうするのか？
- 電子書類の保存範囲はどこまでにするのか？
- システムの設定管理者はだれにするのか？
など、社内運用を整備さえすれば、「sweeep Box」をうまく活用できると思います。
また、今回はシミュレーションはしていませんが、紙の書類もスマホで撮影してそのデータを保存する機能もあります。
この機能を使えば、各社で発生する個別の紙の書類をスマホで撮影して、データ管理・保存することもできますので、ペーパレス対応のために「sweeep Box」を活用することも可能です。
現在は、各社において、さまざまな機能がある電子帳簿保存法対応ツールが販売されていますが、より操作がしやすいシンプルなツールを使いたい場合は、「sweeep Box」の利用を検討するのも良いでしょう。
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